Condizioni di servizio

Segreteria Digitale · Versione del 31 ottobre 2026

1. Parti e oggetto

1.1 Le presenti condizioni regolano l'uso del servizio Segreteria Digitale (il "Servizio") fornito da reassist s.r.l.s. (in costituzione), con sede in [sede legale da completare], partita IVA [partita IVA da completare] (il "Fornitore"), all'agenzia immobiliare che si registra (il "Cliente").

1.2 Il Servizio è riservato a imprese e professionisti che agiscono nell'ambito della propria attività. Il Cliente dichiara di non agire come consumatore.

1.3 Il Servizio legge le email che arrivano nella casella indicata dal Cliente, ne riconosce il tipo e prepara risposte con i dati e il tono di voce scelti dal Cliente, salvandole come bozze o, se il Cliente lo attiva, inviandole automaticamente. Le risposte sono generate con un sistema di intelligenza artificiale fornito da terzi.

2. Registrazione e account

2.1 Il Cliente fornisce dati veritieri e aggiornati e custodisce le proprie credenziali, rispondendo delle attività svolte con il proprio account.

2.2 Il Cliente collega al Servizio solo caselle email di cui ha la disponibilità legittima e conferma ciascuna casella tramite il codice inviato a quell'indirizzo.

3. Corrispettivi e pagamento

3.1 Il Servizio è offerto in abbonamento mensile (69,00 € al mese) o annuale (690,00 € all'anno), IVA esclusa, secondo i prezzi pubblicati al momento della sottoscrizione.

3.2 Il corrispettivo è pagato in anticipo per ciascun periodo, tramite il gestore dei pagamenti Stripe. Il Fornitore non riceve né conserva i dati della carta.

4. Durata, rinnovo automatico e disdetta

4.1 L'abbonamento dura un mese o un anno, secondo il piano scelto, e si rinnova automaticamente per un periodo di uguale durata, salvo disdetta.

4.2 Il Cliente può disdire in qualsiasi momento, senza penali, dalla pagina Abbonamento dell'area riservata. La disdetta ferma il rinnovo: il Servizio resta attivo fino alla fine del periodo già pagato e non sono addebitati altri importi. Non sono previsti rimborsi per la parte residua del periodo in corso.

4.3 Almeno sette giorni prima di ogni scadenza il Fornitore invia un promemoria all'email di accesso del Cliente. Fino alla scadenza il Cliente può revocare la disdetta.

5. Modifiche dei prezzi

Il Fornitore può modificare i prezzi con un preavviso di almeno 30 giorni via email. Le modifiche si applicano dal primo rinnovo successivo al preavviso; il Cliente che non le accetta può disdire secondo l'articolo 4.

6. Obblighi del Cliente

6.1 Il Cliente usa il Servizio nel rispetto della legge e solo per rispondere a richieste ricevute dalla propria agenzia; non lo usa per inviare comunicazioni non richieste.

6.2 Il Cliente cura che le informazioni della propria scheda (sede, servizi, orari e simili) siano corrette: le risposte si basano su di esse.

6.3 Le risposte sono inviate a nome del Cliente, che ne resta responsabile verso i propri clienti. Il Cliente decide se usare la modalità bozze, in cui rivede ogni risposta prima dell'invio, o l'invio automatico.

6.4 Il Cliente, titolare del trattamento dei dati dei propri clienti, aggiorna la propria informativa privacy come indicato al momento dell'iscrizione e nell'Allegato A.

7. Intelligenza artificiale

Le risposte sono generate automaticamente e possono contenere imprecisioni. Il Servizio usa solo le informazioni della scheda del Cliente e segnala come "da verificare", lasciandoli sempre in bozza, i casi delicati (per esempio reclami, trattative, questioni legali), ma non può garantire l'assenza di errori. Spetta al Cliente scegliere la modalità di invio e verificare le risposte quando lo ritiene opportuno.

8. Disponibilità del Servizio

Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio disponibile con la diligenza professionale, ma non garantisce un funzionamento ininterrotto. Il Servizio dipende anche da sistemi di terzi (il fornitore della casella email del Cliente, il fornitore del modello di intelligenza artificiale, l'infrastruttura del server) e può essere sospeso per manutenzione, preferibilmente con preavviso.

9. Limitazione di responsabilità

9.1 Salvi i casi di dolo o colpa grave e gli altri limiti inderogabili di legge, il Fornitore non risponde di danni indiretti, mancati guadagni, perdita di affari o di opportunità (ad esempio trattative non concluse) derivanti dall'uso o dal mancato funzionamento del Servizio, né del contenuto delle risposte inviate in modalità automatica.

9.2 Negli stessi limiti, la responsabilità complessiva del Fornitore non supera i corrispettivi pagati dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento.

10. Sospensione e risoluzione

Il Fornitore può sospendere l'account, e nei casi gravi risolvere il contratto con comunicazione via email, in caso di mancato pagamento, uso illecito del Servizio o violazione delle presenti condizioni.

11. Proprietà intellettuale

Il software e i contenuti del Servizio appartengono al Fornitore. I dati e i contenuti del Cliente restano del Cliente, che concede al Fornitore il solo uso necessario a fornire il Servizio.

12. Dati personali

Il trattamento dei dati del Cliente è descritto nell'informativa privacy. Per i dati dei clienti del Cliente contenuti nelle email, il Fornitore agisce come responsabile del trattamento secondo l'Allegato A, che fa parte di queste condizioni.

13. Modifiche alle condizioni

Il Fornitore può modificare queste condizioni comunicandolo al Cliente via email almeno 30 giorni prima. Le modifiche sostanziali devono essere accettate dal Cliente al primo accesso successivo; in alternativa il Cliente può disdire secondo l'articolo 4.

14. Legge applicabile e foro competente

Le presenti condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il foro del luogo in cui il Fornitore ha la sede legale.

15. Approvazione specifica

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile, il Cliente approva specificamente gli articoli 4 (rinnovo automatico e assenza di rimborsi per il periodo in corso), 5 (modifiche dei prezzi), 7 (intelligenza artificiale), 9 (limitazione di responsabilità), 10 (sospensione e risoluzione), 13 (modifiche alle condizioni) e 14 (foro competente esclusivo).

Allegato A — Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR)

A.1 Ruoli. Per i dati personali contenuti nelle email ricevute dal Cliente e trattati dal Servizio, il Cliente è titolare del trattamento e nomina il Fornitore responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

A.2 Oggetto e durata. Lettura delle email, classificazione delle richieste, preparazione e invio delle risposte, conservazione di un estratto delle email e delle risposte per la consultazione da parte del Cliente. Il trattamento dura quanto il contratto, salvo quanto previsto al punto A.9.

A.3 Dati e interessati. Persone che scrivono al Cliente (clienti e potenziali clienti, proprietari di immobili, altri mittenti): nome, indirizzo email, recapiti e ogni altra informazione contenuta nei messaggi. Il Servizio non è destinato a categorie particolari di dati (art. 9 GDPR); se un messaggio ne contiene, sono trattate solo nella misura necessaria a preparare la risposta.

A.4 Istruzioni. Il Fornitore tratta i dati solo per fornire il Servizio e secondo le istruzioni documentate del Cliente, costituite da queste condizioni e dalle impostazioni scelte nell'area riservata (scheda, tono, modalità di invio). Informa il Cliente se ritiene che un'istruzione violi la normativa.

A.5 Riservatezza e sicurezza. Il Fornitore autorizza al trattamento solo persone vincolate alla riservatezza e adotta misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR), tra cui: cifratura delle connessioni, credenziali delle caselle conservate cifrate, separazione dei dati tra clienti, server nell'Unione Europea accessibile solo con chiave crittografica, backup, cancellazione automatica dei dati scaduti.

A.6 Sub-responsabili. Il Cliente autorizza in via generale il ricorso a sub-responsabili. Alla data di queste condizioni sono: Hostinger International Ltd. (server, Germania – UE) e Anthropic, PBC (modello di intelligenza artificiale Claude, Stati Uniti). Il Fornitore impone loro obblighi equivalenti, comunica via email l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili e il Cliente può opporsi disdicendo secondo l'articolo 4.

A.7 Trasferimenti extra UE. Il trasferimento verso Anthropic negli Stati Uniti avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea e/o, ove applicabile, del Data Privacy Framework UE-USA.

A.8 Assistenza. Il Fornitore assiste il Cliente, nei limiti del Servizio, nel rispondere alle richieste degli interessati e negli adempimenti degli articoli 32–36 GDPR, e gli comunica senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla scoperta, ogni violazione dei dati personali che lo riguardi.

A.9 Conservazione e cancellazione. Gli estratti delle email e le risposte sono cancellati automaticamente 365 giorni dopo l'elaborazione. Alla fine del contratto i dati del Cliente sono cancellati entro 365 giorni, o prima se il Cliente lo chiede; le copie di backup sono sovrascritte entro 14 giorni.

A.10 Verifiche. Il Fornitore mette a disposizione del Cliente, su richiesta ragionevole a privacy@reassist.it, le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo allegato e consente verifiche concordate con congruo preavviso.