Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") · Ultimo aggiornamento: 31 ottobre 2026
Questa informativa spiega come reassist s.r.l.s. (in costituzione) tratta i dati personali di chi visita il sito segreteria.reassist.it e delle agenzie immobiliari che usano il servizio Segreteria Digitale.
1. Titolare del trattamento
reassist s.r.l.s. (in costituzione), con sede in [sede legale da completare], partita IVA [partita IVA da completare].
Per qualsiasi richiesta sui dati personali: privacy@reassist.it.
Il titolare non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), non essendo obbligato a farlo.
2. Due ruoli diversi
- Come titolare trattiamo i dati dei visitatori del sito e delle agenzie clienti (account, configurazione, abbonamento). È l'oggetto di questa informativa.
- Come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) trattiamo, per conto di ciascuna agenzia e secondo le sue istruzioni, i dati contenuti nelle email che l'agenzia riceve dai propri clienti (per esempio chi cerca casa o vuole vendere). Per questi dati il titolare è l'agenzia: chi scrive a un'agenzia trova le informazioni nell'informativa di quell'agenzia, a cui può rivolgersi per esercitare i propri diritti.
3. Quali dati trattiamo
| Categoria | Dati |
|---|---|
| Navigazione | Indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, browser: registrati automaticamente dal server per funzionamento e sicurezza. |
| Account dell'agenzia | Nome dell'agenzia, email di accesso, password (conservata solo in forma cifrata non reversibile), data di registrazione e di conferma dell'email. |
| Scheda dell'agenzia | Informazioni ricavate dal sito pubblico dell'agenzia e modificabili da questa: sede, telefono, orari, zone, servizi, firma, indicazioni per le risposte. |
| Casella email collegata | Indirizzo, server, nome utente e password della casella (la password è conservata cifrata e non viene mai mostrata). |
| Email gestite | Per ogni email elaborata: mittente, oggetto, data, un estratto del testo, il tipo di richiesta, la risposta preparata e il suo esito. |
| Abbonamento | Piano, stato, scadenza, identificativi del cliente e dell'abbonamento presso il gestore dei pagamenti. Non riceviamo né conserviamo i dati della carta di pagamento, trattati direttamente da Stripe. |
| Comunicazioni di servizio | Codici di verifica e promemoria di rinnovo inviati all'email di accesso. |
4. Perché li trattiamo e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Fornire il servizio: account, lettura della casella, preparazione e invio delle risposte, pannello di controllo | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) |
| Gestire abbonamento, rinnovi, pagamenti e relativi promemoria | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Proteggere il servizio: verifica delle email, blocco dei tentativi di accesso ripetuti, registri tecnici, backup | Legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f) |
| Adempiere a obblighi di legge, ad esempio fiscali e contabili | Obbligo legale (art. 6.1.c) |
Non usiamo i dati per finalità di marketing né per profilazione, e non li vendiamo a terzi. Il conferimento dei dati dell'account è necessario per usare il servizio.
Intelligenza artificiale. Per scrivere le risposte e ricavare la scheda dell'agenzia dal suo sito usiamo il modello di intelligenza artificiale Claude di Anthropic. Il sistema classifica le email e prepara risposte, ma non prende decisioni con effetti giuridici sulle persone: l'agenzia decide se rivedere le risposte prima dell'invio e i casi delicati restano sempre da verificare.
5. A chi comunichiamo i dati
I dati sono trattati da persone autorizzate del titolare e dai seguenti fornitori, nominati responsabili del trattamento:
| Fornitore | Servizio | Dove |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Server su cui girano il sito, l'app e il database | Germania (Francoforte), Unione Europea |
| Anthropic, PBC | Modello di intelligenza artificiale Claude: riceve il testo delle email da elaborare e il contenuto pubblico del sito dell'agenzia | Stati Uniti |
| Stripe | Pagamenti e gestione dell'abbonamento | Unione Europea e Stati Uniti |
| Seeweb / TopHost | Invio delle email di servizio (codici di verifica, promemoria) | Italia |
I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti fiscali e legali del titolare e alle autorità, quando previsto dalla legge.
6. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
Anthropic e, in parte, Stripe trattano dati negli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea e/o, ove il fornitore vi aderisca, del Data Privacy Framework UE-USA (art. 45 e 46 GDPR). Secondo i termini commerciali di Anthropic, i contenuti inviati tramite le sue API non sono usati per addestrare i modelli. Una copia delle garanzie adottate può essere richiesta a privacy@reassist.it.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Email gestite (estratto, risposta, esito) | 365 giorni dall'elaborazione, poi cancellazione automatica |
| Account, scheda e configurazione dell'agenzia | Per tutta la durata dell'abbonamento e 365 giorni dopo la sua fine, poi cancellazione automatica |
| Codici di verifica | 30 giorni |
| Registri tecnici del server | 30 giorni |
| Copie di backup | 14 giorni |
| Documenti fiscali e contabili | 10 anni, come previsto dalla legge |
L'agenzia può chiedere in qualsiasi momento la cancellazione anticipata del proprio account e dei dati collegati.
8. Come proteggiamo i dati
Tra le misure adottate: connessioni cifrate (HTTPS), server nell'Unione Europea accessibile solo con chiave crittografica, password delle caselle email conservate cifrate, separazione dei dati tra agenzie, conferma degli indirizzi email con codice, blocco dei tentativi di accesso ripetuti, backup giornalieri, cancellazione automatica dei dati scaduti.
9. Cookie
Il sito usa un solo cookie tecnico (session), necessario per mantenere l'accesso all'area riservata e proteggere i moduli: non richiede consenso. Non usiamo cookie di profilazione, di statistica o di terze parti. Caratteri e immagini sono ospitati sul nostro server, senza richieste a servizi esterni durante la navigazione.
10. I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 15–22 GDPR), scrivendo a privacy@reassist.it. Rispondiamo entro un mese.
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
11. Modifiche
Possiamo aggiornare questa informativa, ad esempio se cambiano i fornitori o le funzioni del servizio. La data in alto indica l'ultima versione; delle modifiche rilevanti informiamo le agenzie via email.